Privacy Policy – Nanos Research

THE NANOS RESEARCH CORPORATE PRIVACY POLICY

Overview

At NANOS RESEARCH, respecting privacy is an important part of our commitment to respondents and the general public.

When you participate in survey research conducted by our organization, you can be confident that any personal information that you share with us will stay with us.

Any time you participate as a respondent in one of our surveys, whether in person or by telephone, mail or Internet, you can be assured that your individual responses will be kept confidential and never linked to your personal identifying information without your express permission. Your personal identifying information will never be sold to anyone. You are free to choose whether or not to participate in a survey, free to choose not to answer any specific questions and free to discontinue participation at any time.

The NANOS RESEARCH Privacy Policy is a statement of principles and guidelines describing the level of protection of personal information provided by NANOS RESEARCH to respondents and the general public. The objective of the NANOS RESEARCH Privacy Policy is to promote responsible and transparent personal information management practices in a manner consistent with the provisions of the Personal Information Protection and Electronic Documents Act (Canada).

NANOS RESEARCH will continue to review its Privacy Policy to make sure that it is relevant and remains current with changing industry standards, technologies and laws.

NANOS RESEARCH is an Accredited Research Agency Member of the Canadian Research and Insights Council (CRIC). The CRIC sets standards for research organizations to which members must adhere and which also protect your privacy.

If you have any questions about how your privacy is protected at NANOS RESEARCH, please contact our Privacy Officer by e-mail at john@nanos.co or by mail at NANOS RESEARCH, Postal Station A, Box 5804, Toronto, Ontario M5W 1P2.

Scope and Application of Nanos Privacy Policy

The ten principles that form the basis of The NANOS RESEARCH Privacy Policy are interrelated and NANOS RESEARCH adheres to the ten principles as a whole. Each principle must be read in conjunction with the accompanying commentary. As permitted by the Personal Information Protection and Electronic Documents Act (Canada), the commentary in The NANOS RESEARCH Privacy Policy has been drafted to reflect personal information issues specific to NANOS RESEARCH.

The scope and application of The NANOS RESEARCH Privacy Policy are as follows:

The NANOS RESEARCH Privacy Policy applies to personal information collected, used, or disclosed by NANOS RESEARCH in the course of commercial activities.
The NANOS RESEARCH Privacy Policy applies to the management of personal information in any form whether oral, electronic or written.
The NANOS RESEARCH Privacy Policy does not impose any limits on the collection, use or disclosure of the following information by NANOS RESEARCH:
- (a) non-personally identifiable information;
- (b) the name, title, business address and/or telephone number of an employee of an organization;
- (c) other information about an individual that is publicly available and is specified by regulation pursuant to the Personal Information Protection and Electronic Documents Act (Canada).
The application of The NANOS RESEARCH Privacy Policy is subject to the requirements and provisions of the Personal Information Protection and Electronic Documents Act (Canada), the regulations enacted thereunder, and any other applicable legislation or regulation.

Definitions

collection: The act of gathering, acquiring, recording, or obtaining personal information from any source, including third parties, by any means.

consent: Voluntary agreement for the collection, use and disclosure of personal information for defined purposes. Consent can be either express or implied and can be provided directly by the individual or by an authorized representative. Express consent can be given orally, electronically or in writing, but is always unequivocal and does not require any inference on the part of NANOS RESEARCH. Implied consent is consent that can reasonably be inferred from an individual’s action or inaction.

disclosure: Making personal information available to a third party.

employee: An employee of or independent contractor to NANOS RESEARCH.

personal information: Information about an identifiable individual, but does not include the name, title, business address or telephone number of an employee of an organization, and does not include descriptive, factual information about an organization.

respondent: A member of the public who provides personal information to NANOS RESEARCH in the course of a survey conducted by NANOS RESEARCH. For example, a respondent is an individual who discloses personal information to NANOS RESEARCH in the course of quantitative or qualitative marketing or social research.

third party: An individual or organization outside of NANOS RESEARCH.

use: The treatment, handling, and management of personal information by and within NANOS RESEARCH or by a third party with the knowledge and approval of NANOS RESEARCH.

The Ten Principles of Privacy

Principle 1 – Accountability

NANOS RESEARCH is responsible for personal information under its control and shall designate one or more persons who are accountable for NANOS RESEARCH’s compliance with the following principles.

Responsibility for compliance with the provisions of the NANOS RESEARCH Privacy Policy rests with the NANOS RESEARCH Privacy Officer who can be reached by e-mail at john@nanos.co or by mail at NANOS RESEARCH, Postal Station A, Box 5804, Toronto, Ontario M5W 1P2. Other individuals within NANOS RESEARCH may be delegated to act on behalf of the Privacy Officer or to take responsibility for the day-to-day collection and/or processing of personal information.

NANOS RESEARCH is responsible for personal information in its possession or control and shall use contractual or other means to provide a comparable level of protection while information is being processed or used by a third party.

Principle 2 – Identifying Purposes for Collection of Personal Information

NANOS RESEARCH shall identify the purposes for which personal information is collected at or before the time the information is collected.

NANOS RESEARCH collects personal information from the public only for the following purposes:

(a) to conduct quantitative or qualitative marketing and social research;
(b) to understand respondent opinions to establish suitability for further quantitative and qualitative marketing and social research; and
(c) to meet legal and regulatory requirements.

Further reference to “identified purposes” mean the purposes identified in this Principle.

NANOS RESEARCH shall specify orally, electronically or in writing the identified purposes to the respondent at or before the time personal information is collected in a survey. Upon request, persons collecting personal information shall explain these identified purposes or refer the individual to a designated person within NANOS RESEARCH who can explain the purposes.

When personal information that has been collected is to be used or disclosed for a purpose not previously identified, the new purpose shall be identified prior to use. Unless the new purpose is permitted or required by law, the consent of the respondent will be acquired before the information will be used or disclosed for the new purpose.

NANOS RESEARCH may provide clients or other third parties with information from any survey, in aggregate form. In aggregate form it is impossible to identify an individual respondent’s personal information

Principle 3 – Obtaining Consent for Collection, Use or Disclosure of Personal Information

The knowledge and consent of an individual are required for the collection, use, or disclosure of personal information, except where inappropriate.

Participation by respondents in survey research is always voluntary. When a respondent agrees to participate in a survey, he/she gives consent to the interview by participating.

Generally, any personal information collected in the course of an interview is not disclosed to third parties. However, occasionally, a client sponsoring a research project may want to contact respondents directly. In these cases, NANOS RESEARCH always explains the reason for the disclosure to the respondent and obtains express permission from the respondent before making any such disclosure.

A respondent is always free to choose whether or not to participate in a survey, free to choose not to answer any specific questions and free to discontinue participation at any time.

In obtaining consent, NANOS RESEARCH shall use reasonable efforts to ensure that a respondent is advised of the identified purposes for which personal information will be used or disclosed. The identified purposes shall be stated in a manner that can be reasonably understood by the respondent.

Generally, NANOS RESEARCH shall seek consent to use and disclose personal information at the same time it collects the information. However, NANOS RESEARCH may seek consent to use and/or disclose personal information after it has been collected, but before it is used and/or disclosed for a new purpose.

In determining the appropriate form of consent, NANOS RESEARCH shall take into account the sensitivity of the personal information and the reasonable expectations of its respondents.

The participation of a respondent in a quantitative or qualitative marketing or social research study may constitute implied consent for NANOS RESEARCH to collect, use and disclose personal information for the identified purposes.

Principle 4 – Limiting Collection of Personal Information

NANOS RESEARCH shall limit the collection of personal information to that which is necessary for the purposes identified by NANOS RESEARCH. NANOS RESEARCH shall collect personal information by fair and lawful means.

In conducting surveys, NANOS RESEARCH limits the amount and type of personal information it collects. We collect only the amount and type of information needed for the purposes identified to individuals.

NANOS RESEARCH collects personal information about an individual primarily from that individual or a member of that individual’s household. Except as permitted by law, NANOS RESEARCH will only collect personal information from external sources, such as client organizations, if individuals have consented to such collection.

Principle 5 – Limiting Use, Disclosure, and Retention of Personal Information

NANOS RESEARCH shall not use or disclose personal information for purposes other than those for which it was collected, except with the consent of the individual or as required or permitted by law. Personal information shall be retained only as long as necessary for the fulfillment of those purposes.

NANOS RESEARCH may disclose a respondent’s personal information to:

(a) a client of NANOS RESEARCH where the respondent has consented to such disclosure;
(b) a third party engaged by NANOS RESEARCH to perform functions on its behalf;
(c) a public authority or agent of a public authority if, in the reasonable judgment of NANOS RESEARCH, it appears that there is imminent danger to life or property which could be avoided or minimized by disclosure of the information; or
(d) a third party or parties, where the respondent consents to such disclosure or disclosure is required or permitted by law.

Only NANOS RESEARCH’s employees with a business need-to-know, or whose duties reasonably so require, are granted access to personal information about respondents.

NANOS RESEARCH shall keep personal information only as long as it remains necessary or relevant for the identified purposes or as required by law. Depending on the circumstances, where a respondent may have to be re-contacted for purposes of clarifying responses to a survey, or to seek additional responses, NANOS RESEARCH shall retain the personal information for a period of time that is reasonably sufficient to allow this re-contact.

NANOS RESEARCH shall maintain reasonable and systematic controls, schedules and practices for information and records retention and destruction which apply to personal information that is no longer necessary or relevant for the identified purposes or required by law to be retained. Such information shall be destroyed, erased or made anonymous.

Principle 6 – Accuracy of Personal Information

Personal information shall be as accurate, complete, and up-to-date as is necessary for the purposes for which it is to be used.

Personal information used by NANOS RESEARCH shall be sufficiently accurate, complete, and up-to-date to minimize the possibility that inappropriate information may be used to make a decision about a respondent.

NANOS RESEARCH shall update personal information about respondents and employees as necessary to fulfill the identified purposes or upon notification by the individual.

Principle 7 – Security Safeguards

NANOS RESEARCH shall protect personal information by security safeguards appropriate to the sensitivity of the information.

NANOS RESEARCH shall protect personal information against such risks as loss or theft, unauthorized access, disclosure, copying, use, modification or destruction, through appropriate security measures, regardless of the format in which it is held.

NANOS RESEARCH shall protect personal information disclosed to third parties by contractual agreements stipulating the confidentiality of the information and the purposes for which it is to be used.

All of NANOS RESEARCH’s employees with access to personal information shall be required to respect the confidentiality of that information.

Principle 8 – Openness Concerning Policies and Procedures

NANOS RESEARCH shall make readily available to individuals specific information about its policies and procedures relating to the management of personal information.

NANOS RESEARCH shall make information about its policies and procedures easy to understand, including:

(a) title and address of the person or persons accountable for NANOS RESEARCH’s compliance with its Privacy Policy and to whom inquiries and/or complaints can be forwarded;
(b) the means of gaining access to personal information held by NANOS RESEARCH;
(c) a description of the type of personal information held by NANOS RESEARCH, including a general account of its use; and
(d) a description of what personal information is made available to related organizations (e.g. subsidiaries).

Principle 9 – Individual Access to Personal Information

Upon request, NANOS RESEARCH shall inform an individual of the existence, use, and disclosure of his or her personal information and shall give the individual access to that information. An individual shall be able to challenge the accuracy and completeness of the information and have it amended as appropriate.

Upon written request to the Privacy Officer, NANOS RESEARCH will inform an individual of the existence, use and disclosure of his/her personal information and shall be given access to that information

In certain situations, NANOS RESEARCH may not be able to provide access to all the personal information that it holds about a respondent. For example, NANOS RESEARCH may not provide access to information if doing so would likely reveal personal information about a third party or could reasonably be expected to threaten the life or security of another individual. Also, NANOS RESEARCH may not provide access to information if disclosure would reveal confidential commercial information.

In order to safeguard personal information, a respondent may be required to provide sufficient identification information to permit NANOS RESEARCH to account for the existence, use and disclosure of personal information and to authorize access to the individual’s file. Any such information shall be used only for this purpose.

NANOS RESEARCH shall promptly correct or complete any personal information found to be inaccurate or incomplete. Any unresolved differences as to accuracy or completeness shall be noted in the individual’s file. Where appropriate, NANOS RESEARCH shall transmit to third parties having access to the personal information in question any amended information or the existence of any unresolved differences.

Respondents and employees can obtain information or seek access to their individual files by contacting the NANOS RESEARCH Privacy Officer.

Principle 10 – Challenging Compliance

An individual shall be able to address a challenge concerning compliance with the above principles to the designated person or persons accountable for NANOS RESEARCH’s compliance with the NANOS RESEARCH Privacy Policy.

NANOS RESEARCH shall maintain procedures for addressing and responding to all inquiries or complaints from its respondents regarding NANOS RESEARCH’s handling of personal information.

NANOS RESEARCH shall, on written request, inform its respondents about the existence of these procedures as well as the availability of complaint procedures.

The person or persons accountable for compliance with the NANOS RESEARCH Privacy Policy may seek external advice where appropriate before providing a final response to individual complaints.

NANOS RESEARCH shall investigate all complaints concerning compliance with its Privacy Policy. If a complaint is found to be justified, NANOS RESEARCH shall take appropriate measures to resolve the complaint including, if necessary, amending its policies and procedures. The respondent shall be informed of the outcome of the investigation regarding his or her complaint.

Additional Information

For more information regarding the NANOS RESEARCH Privacy Policy, please contact the NANOS RESEARCH Privacy Officer by e-mail at john@nanos.co by mail at NANOS RESEARCH, Postal Station A, Box 5804, Toronto, Ontario M5W 1P2.

Please visit the Privacy Commissioner of Canada’s website at https://www.priv.gc.ca/en/

For Standards related to the Canadian Research and Insights Council of which Nanos is an Accredited Agency member please visit https://canadianresearchinsightscouncil.ca/

POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ DE L’ENTREPRISE NANOS RESEARCH

Aperçu

Chez NANOS RESEARCH, le respect de la vie privée fait partie intégrante de notre engagement envers les répondants aux sondages et le grand public.

Lorsque vous participez à un sondage mené par notre organisation, vous pouvez être assuré que tous les renseignements d’identification personnels que vous partagez avec nous resteront en notre possession.

Chaque fois que vous participez, en tant que répondant à l’un de nos sondages, que ce soit en personne, par téléphone, par la poste ou par Internet, vous pouvez être assuré que vos réponses individuelles demeureront confidentielles et ne seront jamais liées à vos renseignements d’identification personnels sans votre autorisation expresse. Vos renseignements d’identification personnels ne seront jamais vendus à un tiers. Vous êtes libre de participer ou non à un sondage, de ne pas répondre à certaines questions et d’interrompre votre participation à tout moment.

La politique de confidentialité de NANOS RESEARCH constitue une déclaration de principes et de lignes directrices décrivant le niveau de protection des renseignements personnels fournis par NANOS RESEARCH aux répondants et au grand public. L’objectif de la politique de confidentialité de NANOS RESEARCH est de promouvoir des pratiques responsables et transparentes en matière de gestion des renseignements personnels et ce conformément aux dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques.

NANOS RESEARCH réexaminera continuellement sa politique de confidentialité pour s’assurer qu’elle demeure pertinente et reste en phase avec l’évolution des normes de l’industrie, des technologies et des lois.

NANOS RESEARCH est une organisation de recherche accréditée, membre du Conseil de recherche et d’intelligence marketing canadien (CRIC). Le CRIC établit des normes pour les organismes de recherche auxquelles doivent adhérer ses membres et qui contribuent à protéger votre vie privée.

Pour toute question sur la manière dont NANOS RESEARCH protège votre vie privée, veuillez contacter notre agent responsable de protection de la vie privée par courriel à : john@nanos.co ou par la poste à l’adresse suivante: NANOS RESEARCH, Succursale Postale A, Box 5804, Toronto, Ontario M5W 1P2.

Champ d’application de la politique de confidentialité de Nanos

Les dix principes qui constituent la base de la politique de confidentialité de NANOS RESEARCH sont interdépendants et NANOS RESEARCH adhère aux dix principes dans leur ensemble. Chaque principe doit être lu conjointement avec le commentaire qui l’accompagne. Comme le permet la loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (Canada), les renseignements contenus dans la politique de confidentialité de NANOS RESEARCH ont été rédigés de manière à refléter les questions relatives aux renseignements personnels propres à NANOS RESEARCH.

La portée et l’application de la politique de confidentialité de NANOS RESEARCH sont les suivantes :

La politique de confidentialité de NANOS RESEARCH s’applique aux informations personnelles collectées, utilisées ou divulguées par NANOS RESEARCH dans le cadre de ses activités commerciales.
La politique de confidentialité de NANOS RESEARCH s’applique à la gestion des informations personnelles sous quelque forme que ce soit, orale, électronique ou écrite.
La politique de confidentialité de NANOS RESEARCH n’impose aucune limite à la collecte, l’utilisation ou la divulgation des informations suivantes par NANOS RESEARCH:
- (a) les informations non personnellement identifiables;
- (b) le nom, le titre, l’adresse professionnelle et/ou le numéro de téléphone d’un employé d’une organisation;
- (c) toute autre information concernant une personne qui est accessible au public et qui est précisée par un règlement conformément à la loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (Canada).
L’application de la politique de confidentialité de NANOS RESEARCH est soumise aux exigences et aux dispositions de la loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (Canada), aux règlements adoptés en vertu de cette loi et à toute autre législation ou réglementation applicable.

Définitions

La collecte: L’acte de recueillir, d’acquérir, d’enregistrer ou d’obtenir des informations personnelles à partir de n’importe quelle source, y compris des tiers, par n’importe quel moyen.

Le consentement: Accord volontaire pour la collecte, l’utilisation et la divulgation d’informations personnelles à des fins définies. Le consentement peut être explicite ou implicite et peut être donné directement par la personne concernée ou par un représentant autorisé. Le consentement explicite peut être donné oralement, électroniquement ou par écrit, mais il est toujours sans équivoque et ne nécessite aucune déduction de la part de NANOS RESEARCH. Le consentement implicite est un consentement qui peut être raisonnablement déduit de l’action ou de l’inaction d’une personne.

La divulgation: Mettre des informations personnelles à la disposition d’un tiers.

Un employé: Un employé ou un contractuel indépendant de NANOS RESEARCH.

Une information personnelle: Informations concernant une personne identifiable, à l’exclusion du nom, du titre, de l’adresse professionnelle ou du numéro de téléphone d’un employé d’une organisation, et à l’exclusion d’informations descriptives et factuelles concernant une organisation.

Un répondant: Un membre du public qui fournit des informations personnelles à NANOS RESEARCH dans le cadre d’une enquête menée par NANOS RESEARCH. Par exemple, un répondant est une personne qui divulgue des informations personnelles à NANOS RESEARCH dans le cadre d’une étude marketing ou sociale, quantitative ou qualitative.

Un tiers: Une personne ou une organisation en dehors de NANOS RESEARCH.

L’utilisation: Le traitement, la manipulation et la gestion des informations personnelles par et au sein de NANOS RESEARCH ou par un tiers avec la connaissance et l’approbation de NANOS RESEARCH.

Les dix principes de la protection de la vie privée

Principe 1 – Responsabilité

NANOS RESEARCH est responsable des renseignements personnels sous son contrôle et doit désigner une ou plusieurs personnes qui sont responsables de la conformité de NANOS RESEARCH aux principes suivants.

La responsabilité de la conformité aux dispositions de la politique de confidentialité de NANOS RESEARCH incombe à l’agent de la protection de la vie privée de NANOS RESEARCH qui peut être joint par courriel à john@nanos.co ou par la poste à NANOS RESEARCH, poste A, C.P. 5804, Toronto (Ontario) M5W 1P2. D’autres personnes au sein de NANOS RESEARCH peuvent être déléguées pour agir au nom de l’agent de la protection de la vie privée ou pour assumer la responsabilité de la collecte quotidienne et / ou du traitement des renseignements personnels.

NANOS RESEARCH est responsable des informations personnelles en sa possession ou sous son contrôle et doit utiliser des moyens contractuels ou autres pour assurer un niveau de protection comparable lorsque les informations sont traitées ou utilisées par un tiers.

Principe 2 – Détermination des fins de la collecte de renseignements personnels

NANOS RESEARCH identifie les fins pour lesquelles les renseignements personnels sont recueillis avant la collecte ou au moment de celle-ci.

NANOS RESEARCH recueille des renseignements personnels auprès du public uniquement aux fins suivantes:

(a) mener des études marketing et sociales quantitatives ou qualitatives;
(b) comprendre les opinions des répondants afin d’établir l’aptitude à d’autres recherches quantitatives et qualitatives sur le marketing et la recherche sociale ; et
(c) répondre aux exigences légales et réglementaires.

Toute autre référence aux “fins déterminées” désigne les fins déterminées dans le présent principe.

NANOS RESEARCH précise oralement, électroniquement ou par écrit les objectifs identifiés au répondant avant ou au moment de la collecte d’informations personnelles dans le cadre d’une enquête. Sur demande, les personnes collectant des informations personnelles expliquent ces objectifs identifiés ou dirigent l’individu vers une personne désignée au sein de NANOS RESEARCH pour de plus amples renseignements.

Lorsque des renseignements personnels qui ont été recueillis doivent être utilisés ou communiqués à des fins qui n’ont pas été déterminées au préalable, les nouvelles fins doivent être déterminées avant l’utilisation de ces données. À moins que la nouvelle fin ne soit permise ou requise par la loi, le consentement du répondant sera obtenu avant que les renseignements ne soient utilisés ou communiqués aux nouvelles fins.

NANOS RESEARCH peut fournir à ses clients ou à des tiers des informations provenant d’une enquête, sous forme agrégée. Sous forme agrégée, il est impossible d’identifier les informations personnelles d’un répondant individuel.

Principe 3 – Obtention du consentement pour la collecte, l’utilisation ou la divulgation de renseignements personnels

La connaissance et le consentement d’une personne sont requis pour la collecte, l’utilisation ou la communication de renseignements personnels, à l’exception d’un cas où ce n’est pas appropriés.

La participation des personnes interrogées à une enquête est toujours volontaire. Lorsqu’un répondant accepte de participer à une enquête, il donne son consentement à l’entretien en participant.

En règle générale, les renseignements personnels recueillis au cours d’un entretien ne sont pas divulgués à des tiers. Toutefois, il peut arriver qu’un client parrainant un projet de recherche souhaite contacter directement les personnes interrogées. Dans ce cas, NANOS RESEARCH explique toujours la raison de la divulgation au répondant et obtient expressément son autorisation avant de procéder à une telle divulgation.

Un répondant est toujours libre de participer ou non à une enquête, de choisir de ne pas répondre à certaines questions et d’interrompre sa participation à tout moment.

Lors de l’obtention du consentement, NANOS RESEARCH doit faire des efforts raisonnables pour s’assurer que le répondant est informé des fins déterminées pour lesquelles les informations personnelles seront utilisées ou divulguées. Les fins déterminées doivent être énoncées d’une manière qui puisse être raisonnablement comprise par le répondant.

En règle générale, NANOS RESEARCH demande l’autorisation d’utiliser et de divulguer les informations personnelles en même temps que celles-ci sont recueillies. Toutefois, NANOS RESEARCH peut demander l’autorisation d’utiliser et/ou de divulguer des informations personnelles après leur collecte, mais avant qu’elles ne soient utilisées et/ou divulguées à de nouvelles fins.

Pour déterminer la forme appropriée du consentement, NANOS RESEARCH tient compte de la sensibilité des informations personnelles et des attentes raisonnables des personnes interrogées.

La participation d’un répondant à une étude quantitative ou qualitative de marketing ou de recherche sociale peut constituer un consentement implicite à la collecte, à l’utilisation et à la divulgation par NANOS RESEARCH d’informations personnelles aux fins identifiées.

Principe 4 – Limites de la collecte de renseignements personnels

NANOS RESEARCH limitera la collecte de renseignements personnels à ce qui est nécessaire aux fins identifiées par NANOS RESEARCH. NANOS RESEARCH recueille les renseignements personnels par des moyens honnêtes et légaux.

En menant des enquêtes, NANOS RESEARCH limite la quantité et le type de renseignements personnels qu’elle recueille. Nous ne recueillons que la quantité et le type de renseignements nécessaires aux fins identifiées pour les individus.

NANOS RESEARCH recueille des renseignements personnels principalement auprès de l’individu concerné ou d’un membre de son foyer. Sauf si la loi l’autorise, NANOS RESEARCH ne recueille des renseignements personnels auprès de sources externes, telles que des organisations clientes, que si les personnes concernées ont consenti à une telle collecte.

Principe 5 – Limites de l’utilisation, de la divulgation et de la conservation des renseignements personnels

NANOS RESEARCH n’utilisera ni ne divulguera les renseignements personnels à des fins autres que celles pour lesquelles ils ont été recueillis, sauf avec le consentement de la personne concernée ou si la loi l’exige ou le permet. Les renseignements personnels ne seront conservés qu’aussi longtemps que nécessaire pour la réalisation de ces fins.

NANOS RESEARCH peut divulguer les renseignements personnels d’un répondant à:

(a) un client de NANOS RESEARCH lorsque le répondant a consenti à cette divulgation;
(b) un tiers engagé par NANOS RESEARCH pour exercer des fonctions en son nom;
(c) une autorité publique ou un agent d’une autorité publique si, selon un avis raisonnable de NANOS RESEARCH, il semble qu’il existe un danger imminent pour la vie ou la propriété qui pourrait être évité ou minimisé par la divulgation du renseignement; ou
(d) un ou plusieurs tiers, lorsque le répondant consent à une telle divulgation ou que la divulgation est requise ou autorisée par la loi.

Seuls les employés de NANOS RESEARCH ayant un besoin professionnel ou dont les fonctions l’exigent raisonnablement, ont accès aux renseignements personnels concernant les répondants.

NANOS RESEARCH conservera les informations personnelles aussi longtemps qu’elles seront nécessaires ou pertinentes pour les fins identifiées ou que la loi l’exigera. Selon les circonstances, si un répondant doit être recontacté pour clarifier les réponses à une enquête ou pour obtenir des réponses supplémentaires, NANOS RESEARCH conservera les informations personnelles pendant une période raisonnablement suffisante pour permettre ce rappel.

NANOS RESEARCH doit maintenir des contrôles, des calendriers et des pratiques raisonnables et systématiques pour la conservation et la destruction de l’information et des dossiers qui s’appliquent aux renseignements personnels qui ne sont plus nécessaires ou pertinents aux fins déterminées ou qui ne doivent plus être conservés par la loi. Ces informations doivent être détruites, effacées ou rendues anonymes.

Principe 6 – Exactitude des renseignements personnels

Les renseignements personnels doivent être aussi exacts, complets et à jour que l’exigent les fins auxquelles ils doivent être utilisés.

Les renseignements personnels utilisés par NANOS RESEARCH doivent être suffisamment exacts, complets et à jour pour minimiser la possibilité que des renseignements inappropriés soient utilisés pour prendre une décision au sujet d’un répondant.

NANOS RESEARCH met à jour les informations personnelles concernant les répondants et les employés si cela est nécessaire pour atteindre les objectifs identifiés ou sur notification de la personne concernée.

Principe 7 – Mesures de sécurité

NANOS RESEARCH doit protéger les renseignements personnels au moyen de mesures de sécurité adaptées à la sensibilité des renseignements.

NANOS RESEARCH doit protéger les renseignements personnels contre des risques tels que la perte ou le vol, l’accès non autorisé, la divulgation, la copie, l’utilisation, la modification ou la destruction, au moyen de mesures de sécurité appropriées, quel que soit le format dans lequel ils sont conservés.

NANOS RESEARCH doit protéger les renseignements personnels divulgués à des tiers par des ententes contractuelles stipulant la confidentialité des renseignements et les fins pour lesquelles ils doivent être utilisés.

Tous les employés de NANOS RESEARCH ayant accès à des renseignements personnels sont tenus de respecter la confidentialité de ces renseignements.

Principe 8 – Transparence concernant les politiques et les procédures

NANOS RESEARCH doit mettre à la disposition des individus des informations spécifiques sur ses politiques et procédures relatives à la gestion des renseignements personnels.

NANOS RESEARCH rendra les informations sur ses politiques et procédures faciles à comprendre, y compris:

(a) le titre et l’adresse de la ou des personnes responsables de la conformité de NANOS RESEARCH à sa politique de confidentialité et à qui les demandes de renseignements et/ou les plaintes peuvent être transmises;
(b) les moyens d’accéder aux renseignements personnels détenus par NANOS RESEARCH;
(c) une description du type de renseignements personnels détenus par NANOS RESEARCH, y compris un compte rendu général de leur utilisation ; et
(d) une description des renseignements personnels mis à la disposition d’organisations associées (par exemple, des filiales).

Principe 9 – Accès individuel aux renseignements personnels

Sur demande, NANOS RESEARCH doit informer une personne de l’existence, de l’utilisation et de la divulgation de ses renseignements personnels et lui donner accès à ces renseignements. Une personne doit être en mesure de contester l’exactitude et l’exhaustivité des renseignements et de les faire modifier au besoin.

Sur demande écrite adressée au responsable de la protection de la vie privée, NANOS RESEARCH informera une personne de l’existence, de l’utilisation et de la divulgation de ses renseignements personnels et lui donnera accès à ces renseignements.

Dans certaines situations, NANOS RESEARCH peut ne pas être en mesure de donner accès à tous les renseignements personnels qu’elle détient au sujet d’un répondant. Par exemple, NANOS RESEARCH peut ne pas fournir l’accès à l’information si cela révélait des renseignements personnels sur un tiers ou pourrait raisonnablement menacer la vie ou la sécurité d’une autre personne. De plus, NANOS RESEARCH pourrait ne pas fournir l’accès à l’information si la divulgation révélait des renseignements commerciaux confidentiels.

Afin de protéger les renseignements personnels, un répondant peut être tenu de fournir suffisamment de renseignements d’identification pour permettre à NANOS RESEARCH de rendre compte de l’existence, de l’utilisation et de la divulgation de renseignements personnels et d’autoriser l’accès au dossier de la personne. Ces informations ne doivent être utilisées qu’à cette fin.

NANOS RESEARCH corrigera ou complétera rapidement tout renseignement personnel qui s’avérerait inexact ou incomplet. Toute différence non résolue quant à l’exactitude ou à l’exhaustivité est consignée dans le dossier de la personne concernée. Le cas échéant, NANOS RESEARCH transmet aux tiers ayant accès aux renseignements personnels en question tout renseignement modifié ou l’existence de toute différence non résolue.

Les répondants et les employés peuvent obtenir des informations ou demander l’accès à leur dossier individuel en contactant le responsable de la protection de la vie privée de NANOS RESEARCH.

Principe 10 – Remise en question de la conformité

Une personne doit être en mesure de porter plainte concernant le respect des principes ci-dessus à la personne ou aux personnes désignées responsables du respect par NANOS RESEARCH de la politique de confidentialité de NANOS RESEARCH.

NANOS RESEARCH maintient des procédures pour traiter et répondre à toutes les demandes ou plaintes de ses répondants concernant le traitement des renseignements personnels par NANOS RESEARCH.

NANOS RESEARCH doit, sur demande écrite, informer ses répondants de l’existence de ces procédures ainsi que de la disponibilité des procédures de plainte.

La ou les personnes responsables du respect de la politique de confidentialité de NANOS RESEARCH peuvent, le cas échéant, demander un avis externe avant de fournir une réponse définitive à des plaintes individuelles.

NANOS RESEARCH examine toutes les plaintes concernant le respect de sa politique de protection de la vie privée. Si une plainte est jugée justifiée, NANOS RESEARCH prend les mesures appropriées pour résoudre la plainte, y compris, si nécessaire, en modifiant ses politiques et procédures. Le défendeur sera informé du résultat de l’enquête concernant sa plainte.

Informations supplémentaires

Pour plus d’informations concernant la politique de confidentialité de NANOS RESEARCH, veuillez contacter le responsable de la protection de la vie privée de NANOS RESEARCH par courrier électronique à l’adresse john@nanos.co par courrier à NANOS RESEARCH, Postal Station A, Box 5804, Toronto, Ontario M5W 1P2.

Veuillez consulter le site web du commissariat à la protection de la vie privée du Canada à l’adresse suivante: https://www.priv.gc.ca/fr/

Pour les normes relatives au Conseil de recherche et de l’intelligence Marketing Canadien, dont Nanos est un membre accrédité, veuillez consulter le site: https://www.canadianresearchinsightscouncil.ca/?lang=fr